Cara Mengatasi Siswa Yang Terdapat Di Residu VervalPd Kemenag

Salah satu tugas operator madrasah yang harus dilakukan dalam pengelolaan verifikasi dan validasi Peserta Didik untuk mendapatkan NISN sebagai syarat untuk bisa mengikuti ujian akhir sekolah adalah  melalui aplikasi Verval PD dengan melakukan pengecekan pada menu residu. Menu ini memuat daftar siswa yang memiliki data ‘bermasalah’. Terdapat tujuh komponen validasi yang meliputi Rombel dan Sekolah, NISN, Nama, Tempat lahir, Tanggal Lahir, Ibu Kandung, dan NIK. Jika dari komponen tersebut ada yang kurang maka siswa akan masuk dalam residu.

Ketika tanda silang merah tersebut didekati kursor, maka akan ditampilkan tanda symbol merah P symbol ini peringatan yang berisikan kesalahan data pada bagian kolom tersebut.

Tugas operator madrasah adalah mengecek kolom validasi yang berisi kesalahan tersebut dan melakukan pembenahan atau perbaikan data. Sehingga ketika kesemua kolom validasi telah menjadi hijau (tidak ada silang merah) maka data peserta didik tersebut akan dikeluarkan dari menu residu.

Tips Menangani Residu Siswa di Verval PD

Operator madrasah harus mengecek, menangani, dan memperbaiki data sehingga pada menu residu akan bersih.

Berikut ini adalah beberapa solusi dalam menangani permasalahan vervalpd terkait residu siswa.

NIK Kosong

Pada kolom validasi NIK bertanda silang merah yang ketika didekati kursor akan menampilkan peringatan “NIK Kosong”.

Cara mengatasi:

Klik logo siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru “Profil Siswa”

Buka menu “Data Atribut” dan lihat pada isian NIK.

Jika pada bagian NIK ini kosong lakukan prosedur “Edit Identitas” di bagian kelompok menu Pengelolaan VervalPD (langkah-langkahnya akan di jelaskan dibawah)

NIK Dipakai Oleh Lebih dari Satu Orang

Pada kolom validasi NIK bertanda silang. Ketika didekati kursor akan menampilkan peringatan “NIK dipakai oleh lebih dari 1 orang”

Cara menangani: Klik logo siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru “Profil Siswa”

Buka menu “Quality Control”

Pada bagian bawah akan terliihat status “Validasi NIK Dukcapil”

Jika yang tercentang adalah “Dalam Proses Pemadanan” maka siswa tersebut masih dalam proses antrian pemadanan (sinkronisasi) dengan data Dukcapil. Operator cukup menunggu dengan melakukan pengecekan secara  berkala hingga statusnya berubah.

Jika yang tercentang adalah “NIK Sesuai/Valid” berarti proses sinkronisasi dengan Dukcapil telah sukses. Untuk memastikan bisa dengan mengklik menu “Integrasi Data”. Jika data di Integrasi data sudah terisi, maka tugas operator cukup memantau karena tidak akan lama lagi siswa tersebut akan dihapus oleh sistem dari menu Residu.

Jika yang tercentang adalah “Data NIK Tidak Ditemukan”, silakan cek ulang NIK yang diisikan kemungkinan tidak sesuai dengan dokumen Akta kelahiran atau Kartu keluarga yang dimiliiki siswa.

Lakukan prosedur “Edit Identitas” di bagian kelompok menu Pengelolaan VervalPD  dan cek juga NIK siswa di Emis Madrasah pada menu Kesiswaan >> Siswa Aktif (Jika NIK salah input, lakukan prosedur “Ubah Profil Siswa” untuk merubah NIK).

NIK Tidak Sesuai Format

Cara menangani:

Klik logo siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru “Profil Siswa”

Buka menu “Data Atribut” dan lihat pada isian NIK.

Cek NIK yang tertera berdasarkan dokumen kependudukan.

Jika NIK salah, lakukan prosedur “Edit Identitas” di bagian kelompok menu Pengelolaan VervalPD (langkah-langkahnya akan diuraikan di bagian bawah ini)

Lakukan pengecekan di Emis Madrasah dan lakukan prosedur “Ubah Profil Siswa” jika NIK keliru.

NISN Dipakai Lebih dari Satu Orang

Kolom validasi NISN bertanda silang. Ketika didekati kursor akan menampilkan peringatan “NISN dipakai oleh lebih dari 1 orang”

Cara menangani:

Klik logo siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru “Profil Siswa”

Buka menu “Rekam Didik” dan lihat riwayat sekolah dan tingkat siswa tersebut. Jika pada semester yang sama tercatat aktif di dua sekolah, hubungi sekolah yang bersangkutan untuk mengeluarkan siswa tersebut (melalui menu “Siswa Keluar”)

Jika tercatat di dua sekolah tetapi di sekolah lama sudah tidak aktif, hubungi admin Kemenag Kab/Kota untuk meminta dilakukan prosedur “Merger Data”. Setelah ajuan merger disetujui data siswa akan hilang dari residu.

Jika tercatat ganda dalam satu madrasah (berbeda rombel) lakukan prosedur “Siswa Ganda” di Emis Madrasah dengan membuka menu Kesiswaan >> Siswa Ganda >> Lakukan penghapusan siswa yang ganda. Atau melalui Emis Monitor (http://emisdep.kemenag.go.id/e-monitor) pada menu Kesiswaan >> Siswa Duplikat

NISN Kosong

Kolom validasi NISN bertanda Buka menu “Quality Control”silang. Ketika kursor diarahkan maka akan menampilkan peringatan “NISN Kosong”.

Cara memperbaiki:

Klik logo siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru “Profil Siswa”

Buka menu “Data Atribut” dan cek ulang isian NIK apakah sudah sesuai dengan dokumen kependudukan

Buka menu “Quality Control” dan lihat status “Validasi NIK Dukcapil”

Jika yang tercentang adalah “Dalam Proses Pemadanan”  kolom ceklist di data-data lainnya sudah benar maka siswa tersebut masih dalam proses antrian pemadanan (sinkronisasi) dengan data Dukcapil. Operator cukup menunggu dengan melakukan pengecekan berkala hingga statusnya berubah.

Jika pada “Quality Control” masih terdapat ceklist yang warna merah, lakukan perbaikan data baik di VervalPD >> Edit Identitas maupun di Emis Madrasah >> Kesiswaan >> Siswa Aktif.

Silang Merah Pada Kolom Nama, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, atau Ibu Kandung. Lakukan perbaikan yang terdapat tanda merah

Cara memperbaiki:

Klik logo siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru “Profil Siswa”

Buka menu “Quality Control” dan lihat ceklis pada daftar verifikasi.

Cocokan juga data dengan dokumen kependudukan (Akta kelahiran atau Kartu Keluarga)

Jika terdapat yang salah, lakukan prosedur “Edit Identitas” melalui VervalPD dan prosedur “Ubah Profil Siswa” melalui laman Emis Madrasah.

Langkah Edit Identitas di Verval PD

Klik menu “Edit Identitas” di pojok kiri bawah halaman Verval PD

Klik pada kolom “Daftar Siswa” lalu ketikkan nama siswa atau scrol, cari, dan pilih nama siswa yang akan diedit

Muncul Formulir Perubahan yang berisikan NIK, Nama, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Nama Ibu Kandung, dan Jenis Kelamin, terdapat dua kolom yaitu kolom 1 (yang terdata di Verval PD) dan kolom 2 (yang akan diubah).

Ketikkan NIK, Nama, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, atau Nama Ibu Kandung (sesuai dengan dokumen kepndudukan) kemudian Klik tombol “Validasi Data”

Jika indek validasi lebih 75%  maka akan terbuka menu untuk mengunggah dokumen pendukung (Akta Kelahiran atau Kartu Keluarga)

Unggah dokumen pendukung tersebut dalam format JPG, JPEG, atau PNG dengan ukuran file maksimal 1 MB

Kemudian Klik “Update Data”

Data atau siswa yang diajukan perubahan akan ditampilkan dalam “Tabel Pengajuan Identitas” di bagian bawah

Di bagian akhir (kanan) dari tabel terdapat kolom “Status” Jika status dalam kolom ini berubah menjadi centang hijau dengan tulisan “Disetujui” maka data perubahan telah disetujui oleh sistem.

Proses persetujuan ini bisa membutuhkan waktu beberapa jam hingga beberapa hari.

Kesimpulan

Semua kasus yanga ada di residu disebabkan oleh tidak valid dan tidak sinkronnya data siswa. Oleh Karena itu perlu dilakukan pengecekan ulang data siswa apa saja yang salah, baik di halaman VervalPD maupun di halaman Emis Madrasah.